Excel Grundfunktionen: 4. Datenüberprüfung

Dank der Datenüberprüfung, bzw. der Gültigkeit, kann man den Inhalt der einer Zelle steuern. Diese Funktion ist zentral, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten oder wenn man die Liste für jemand anderes erstellt.

Meist halten sich die Personen nicht an die vorgegebenen Richtlinien – zumindest nicht langfristig und in der Masse. Diese Erkenntnis ist nicht neu – doch auch in Calc gültig. Wenn man gewisse Zellen für Berechnungen verwenden will, sind mancheVorgaben dringend notwendig. Doch die Gültigkeit kann auch den Komfort massiv steigern.

LO & AOO: Daten > Gültigkeit

Excel: Daten > Datenüberprüfung

Standardmässig ist jeder Wert zugelassen – man kann die Auswahl aber auf bestimmte Werte beschränken. Zum Beispiel auf ganze Zahlen, auf ein Datum oder die Uhrzeit. So tragen bestimmt alle die selben Werte ein, wie dies vorgesehen ist.

Richtig spannend wird es, wenn man einen Zellbereich angibt – bzw. eine Liste. Mit dieser Funktion kann man mittels Dropdown eine Auswahl zur Verfügung stellen. Dies erleichtert das Ausfüllen der Liste massiv – so kann man zum Beispiel per Dropdown die Auswahl zwischen „ja“ und „nein“ geben – so müssen sich alle entscheiden – und es ist sehr einfach, dieses Feld auszufüllen.

Meldungen

In diesem Zusammenhang sind auch die beiden Meldungen sehr hilfreich, die zur Verfügung stehen. Die Fehlermeldung (ebenfalls unter Daten > Gültigkeit) erscheint, wenn die Eingaben nicht korrekt war (z.B. Text enthielt, obwohl man nur Ganzzahlen zuliess). Ich erachte jedoch die Eingabehilfe als wesentlich nützlicher – diese zeigt einen Hinweis zu dieser Zelle an, die man aktiviert hat. So kann man beschreiben, welche Werte zugelassen sind, und wie man sie eingeben soll.

Tipps
  • Nutze die Datenüberprüfung, sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten.
  • Nutze die Datenüberprüfung für Felder, die für Berechnungen benötigt werden
  • Erleichtere dem Benutzer der Tabelle die Eingabe durch Dropdown und durch Meldungen bei der Eingabe

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