Excel Grundfunktionen: 1. Zellvorlagen

Mit den Zellvorlagen (bzw. Zellenformatvorlagen) kann man das Aussehen der Zelle und die Darstellungsart des Inhalts definieren. Dadurch kann man die Tabellen einfach gestalten, aber auch einige Zusatzfunktionen nutzen.

Klassische Einsatzzwecke der Zellvorlagen sind z.B. die Titelleiste, die anders aussehen soll, als andere Zellen. Oft möchte man auch die Eingabefelder von den Ergebnissen optisch trennen. Die Funktion findet man hier:

LibreOffice (LO) & Apache OpenOffice (AOO): Format > Formatvorlagen

Excel: Start > Zellenformatvorlagen

Man kann hier bestehende Zellvorlagen ändern (Rechtsklick > Ändern), oder aber eine neue erstellen. In LO und AOO kann man aufeinander aufbauende Vorlagen erstellen, so dass man z.B. für die Haupt-Titelleiste eine neue Vorlage erstellen kann, die auf dem Standard basiert – es ändert sich aber der Hintergrund, die Schriftart und die Ausrichtung. Bei einer Zeile mit einem Untertitel möchte man eventuell das identische Aussehen, aber ohne den Hintergrund – so kann man nun eine neue Vorlage, basierend auf der Haupt-Titelleiste machen, und lediglich den Hintergrund entfernen.

Hauptfunktionen

Die Funktionen können sich zwischen den Office-Versionen leicht unterscheiden, doch in den grundsätzlichen Funktionen sind sie ähnlich. Typisch sind:

  • Hintergrund (Ausfüllen)
  • Umrandung (Rahmen)
  • Schrift & Schrifteffekt (inkl. Farbe)
  • Ausrichtung (links/mittig/rechts, sowie unten/mittig/oben, aber auch ob die Schrift in einem bestimmten Winkel (bzw. senkrecht) erscheinen soll
  • Zahlenformat
Zahlenformat

Gerade der unterste Punkt „Zahlenformat“ wird teilweise massiv unterschätzt. Man kann die identische Zahl auf unterschiedlichste Art und Weisen darstellen – oder auch nur Teile des Wertes. Dies ist insbesondere beim Datum interessant – so kann man ein bestimmtes Datum (z.B. der 5. April 2015) auch ohne Jahreszahl – oder inklusive Wochentag anzeigen lassen. In manchen Fällen möchte man sogar nur den Wochentag (Sonntag) angezeigt bekommen, was durch das Format „MM“ oder „MMM“ ebenfalls möglich ist.

Zellschutz

Eine weitere Spezialität ist der Zellschutz – in diesem Bereich kann man festlegen, ob eine Zelle veränderbar ist oder nicht. So kann man z.B. den Schutz für die Titelleiste aktiv lassen, die Eingabe-Zellen müssten aber entsperrt sein. Wichtig zu wissen: Standardmässig sind alle Zellen geschützt, doch der Schutz ist nicht aktiv. Man definiert zuerst also, welche Zellen geschützt werden und welche nicht – und aktiviert erst danach den Zellschutz für diese Zellen (indem man das Dokument oder die Tabelle schützt, z.B. durch Rechtsklick auf die Tabelle (unten links)). Mit dem Zellschutz kann man erzwingen, dass die Leute nur die gewünschten Felder ausfüllen – es kann die Bedienung deutlich erleichtern.

Die Tipps
  • Nutze Zellvorlagen!
  • Definiere das Aussehen der Zelle (wenn möglich & sinnvoll) immer über sie
  • Definiere das Zahlenformat Spalte für Spalte (oder Zelle für Zelle), so dass der Wert immer im korrekten Format angegeben wird
  • Schütze die Zellen mit dem Zellschutz, wenn man den Wert nicht verändern sollte!

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