Excel Übung: To Do Liste (Einstieg)

Die wichtigsten Excel-Funktionen sind nun bereits bekannt. Mit dieser ersten Übung sollen die Lektionen 1-4 in einem praktischen Beispiel angewendet und umgesetzt werden.

Ziel der Übung

Eine ToDo-Liste, in der man verschiedene Aufgaben sammeln kann. Speziell wichtige Aufgaben (bzw. speziell dringende Aufgaben) sollen gekennzeichnet werden – erledigte hingegen sollen nur noch dezent erscheinen. Die Excel-Liste sollte möglichst einfach auszufüllen sein und wenn möglich auch vor willkürlichen Änderungen geschützt sein. Auf einen Blick sieht man, wie viel man in dieser und den nächsten Wochen noch zu erledigen hat.

Grundsätzlich kann man nun beginnen und die Tabelle nach eigenen Wünschen gestalten. Falls jedoch eine kleine Hilfe / Anleitung gewünscht ist, so kann man weiter scrollen!

Ich bin froh um Feedbacks in den Kommentaren (falls ihr eine alternative Lösung habt, eine Frage, oder falls ihr einen Fehler von mir entdeckt ;)).


Vorgehen

  • Definieren der Zellformatvorlage Standard. Danach davon abgeleitet die gewünschten Spalten (Status, Enddatum, Aufwand, Aufgabe), sowie die Titelzeile. (Ich habe für jede Spalte eine Zellformatvorlage erstellt). Zudem benenne ich die erste Tabelle in meinem Beispiel in „Eingabe“.
  • Definieren der Datengültigkeit (insb. der Dropdowns) in den entsprechenden Spalten (z.B. Status: Offen / In Bearbeitung / Erledigt). Dazu benenne ich Tabelle 2 in „Auswahl“ um und fülle hier die entsprechenden Spalten / Dropdown aus. Die erste Zeile der Auswahl lass ich jeweils leer, damit standardmässig der oberste Eintrag ausgewählt ist (und man nicht unnötig nach oben scrollen muss). Das heisst: Feld A1 enthält „Status“. Feld A2 ist leer und erst in Feld A3 steht „offen“ (ist reine Kosmetik).
  • Festlegen der unterschiedlichen bedingten Formatierungen (z.B. für Bereich A2 bis D500 durch die Formel =$A2=“erledigt“ oder =$A2=Auswahl!$A$5. Da eigentlich der komplette Bereich betroffen ist, würde ich sogar einfach die kompletten Spalten markieren, und somit die Formel für den Bereich =$A:$D schreiben (natürlich angepasst als =$A1=Auswahl!$A$5).
    Ich würde auf das Feld A5 verweisen – und nicht auf das Wort „erledigt“, denn eventuell passt einem das Wort nicht mehr irgendwann – dann könnte man das Wort in der Auswahl ersetzen, und die Formel funktioniert weiterhin.
  • Für manche Funktionen verwende ich Felder, die ich später ausblenden möchte – zum Beispiel für die Markierung der „wichtigen Aufgaben“. Dies sind (nach meiner Definition) Aufgaben, die bald fällig werden (und noch nicht erledigt sind – solche Details gehen zu Beginn gerne mal vergessen ;)). Man könnte dies in einer Spalte direkt neben der Liste machen, und diese Spalte später ausblenden. Doch leider zählen auch solche Spalten zum Inhalt, und somit vergrössert sich der Druckbereich automatisch. Aus diesem Grund empfehle ich eine Tabelle 3 „Berechnungen“, bei der man diese Felder berechnen kann. Diese Tabelle werde ich später komplett ausblenden.
    Schreiben wir also dort in das Feld A1 „Wichtige Termine“ und beginnen bei A2 mit dem Inhalt. Die Formel lautet in meinem Beispiel =WENN(Eingabe!B2=““;““;WENN(UND(Eingabe!B2<=HEUTE()+Auswahl!C2;Eingabe!A2<>Auswahl!$A$5);1;““)).
    Ich prüfe also zuerst, ob überhaupt ein Datum vorhanden ist (ansonsten würde die zweite Wenn-Bedingung ebenfalls zu einem 1 führen). Falls kein Datum gesetzt ist, soll es hier leer bleiben. Ansonsten prüft die Formel, ob das Datum schon bald eintrifft (Heute + eine definierte Zahl im Feld C2 (Tabelle Auswahl)). Ich könnte hier auch die Differenz hart definieren (Heute()+5), doch eventuell passt mir die Zahl 5 bald nicht mehr – mit dieser Variablen-Form bleibt man flexibel. Gleichzeitig wird auch geprüft, ob der Task nicht erledigt ist. Wenn dies also zutrifft, dann wird eine 1 ausgegeben (1 heisst also, dass es ein wichtiger Termin nach meiner Defintion ist) – ansonsten bleibt das Feld leer.
    Diese Formel kopiere ich nun von A2 bis zu A10’000 – so dass ich bis zu 10’000 Tasks erfassen kann. Indem ich die Tabelle später ausblende, bekommt man davon trotzdem nichts mit, und der Druckbereich in der ToDo Liste ist nicht hunderte Seiten gross.
  • Nun  müssen diese dringenden Termine farblich hervorgehoben werden. Dazu benutzt man wieder die bedingten Formatierungen – ich wende sie aktuell nur auf die Spalte B an (das Enddatum) – mit der Formel =Berechnungen!$A1=1.
  • Als letzte Funktion möchte ich noch anzeigen lassen, wie viel Arbeit auf mich in dieser oder in der nächsten Woche wartet. Dazu benutze ich die Funktion „Kalenderwoche“ – wieder in der Berechnungstabelle (=WENN(Eingabe!B2=““;““;WENN(Eingabe!A2<>Auswahl!$A$5;KALENDERWOCHE(Eingabe!B2;2);““)) – mit dieser Formel wird die Kalenderwoche nur angezeigt, wenn der Termin noch nicht erledigt ist).
  • In einer nächsten Spalte kopiere ich den Aufwand, sobald eine Kalenderwoche angezeigt wird: =WENN(B2=““;““;Eingabe!C2). Zusätzlich muss man die aktuelle Kalenderwoche in einem Feld berechnen lassen =KALENDERWOCHE(HEUTE();2).
  • Nun kann man den Aufwand für diese Woche und nächste Woche berechnen lassen. Dies gebe ich in der Tabelle Eingabe ein – und zwar in Spalte F und G. In Spalte F kommt die Beschreibung: „Zu erledigende Arbeit in dieser Woche (KW 22)“. Damit die Kalenderwoche immer korrekt ausgegeben wird, muss die Beschreibung per VERKETTEN-Funktion angegeben werden: =VERKETTEN(„Zu erledigende Arbeit in dieser Woche (KW „;Berechnungen!D1;“)“). Sowie für die nächste Woche: =VERKETTEN(„Zu erledigende Arbeit in der nächsten Woche (KW „;Berechnungen!D1+1;“)“).
    In der Spalte G kommt nun der entsprechende Wert – per SUMMEWENN. Dies ergibt die Formel =SUMMEWENN(Berechnungen!B2:B10000;Berechnungen!$D$1;Berechnungen!C2:C10000), bzw. =SUMMEWENN(Berechnungen!B2:B10000;Berechnungen!$D$1+1;Berechnungen!C2:C10000).
  • Zum Schluss werden die unnötigen Spalten und Tabellen noch ausgeblendet, sowie die Eingabe-Tabelle geschützt (exkl. jenen Spalten, die editierbar sein müssen). Vor dem Speichern setze ich den Cursor in das Feld A2 (damit man gleich loslegen kann, wenn man die Tabelle öffnet) und speichere das Dokument als Vorlage ab.

 

Mein Beispieldokument (aktuell nur Excel) kann hier heruntergeladen werden: http://mein-senf.ch/Uebeung_01_V_0_1.xltx

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