Excel Grundfunktionen: 7. Filter

Um Einträge in einer Liste einfach zu sortieren und zu finden, gibt es die Filter-Funktion. Sobald Drop-Downs eingesetzt werden, sind sie speziell nützlich.

Die Filterung hat zwei Funktionen: Man kann sich einerseits nur Einträge anzeigen lassen, die bestimmten Kriterien entpsrechen – andererseits kann man nach gewissen Kriterien sortieren lassen. In der Kombination kann man tatsächlich die relevanten Einträge sehr einfach auffinden.

LOO & AOO: Daten > Filtern > Autofilter

Excel: Daten > Filtern

Dabei muss der gewünschte Bereich, den man Filtern möchte, markiert sein. Im Beispiel des ToDo-Dokuments (siehe Übung), kann man sich somit z.B. sämtlichen Tasks anzeigen lassen, die nicht erledigt sind – und eine hohe Priorität haben. Allgemein kann man sich via diesem Filter die erledigten standardmässig ausblenden lassen – was in den meisten Fällen wohl gewünscht ist. Dank einigen Schnellfiltern kann man sich auch die leeren Zellen anzeigenlassen, die Top 10, usw…

Etwas genauere Filterungen kann man via Standardfilter (LOO/AOO), bzw. dem Text- oder Zahlenfilter (Excel) vornehmen. Man kann sich Werte anzeigen lassen, die in einem Bereich liegen, die grösser als ein bestimmter Wert sind – und einiges mehr. Teils kann man sogar nach Farbe sortieren lassen.

Zusätzlich kann man die Zellen nach bestimmten Werten sortieren, sodass man nach Fälligkeitsdatum oder Wichtigkeit sortieren kann. Die Sortierung bleibt auch stabil – man kann also zuerst nach Datum sortieren – und anschliessend nach Wichtigkeit. So sind am Schluss die wichtigsten oben, die bald fällig werden.

Das Tool sieht je nach Programm ziemlich anders aus und enthält ganz unterschiedliche Funktionen – doch bei beiden Programmen ist sie ziemlich mächtig. Schon alleine die Schnellfilter-Funktion (an- und abwählen von Werten) kann einem unheimlich viel Arbeit ersparen und mit den detaillierteren Filtern kann man insbesondere bei riesigen Dokumenten die Übersicht bestens behalten.

Tipps

  • Nutze Filterfunktion insbesondere bei repetitiven / kategorisierenden Werten
  • Filterfunktion macht meist Sinn, wenn man Dropdowns einsetzt
  • Nutze die Funktion für das Auffinden von leeren Zellen

Aufgabe

  • Integriere die Filterfunktion in das Übungsdokument

Gib deinen Senf dazu

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

sevenundfifty + = twoundsixty