Die Reduzierung auf das Wesentliche erleichtert die Bedienung auch bei einer Tabelle. Dennoch wird bei einer Tabelle mit Berechnungen und Dropdowns oft zusätzlicher Inhalt benötigt – hier hilft die Funktion Ausblenden (wie bereits in der Übung angesprochen).

Insbesondere wenn man eine Tabelle für andere Personen erstellt, hilft es diesen Leuten, wenn nur der wesentliche Inhalt angezeigt wird. Dank der bedingten Formatierung und den Zellformatvorlagen kann man bereits den Fokus auf die relevanten Bereiche lenken, doch mit unterschiedlichen Ausblendemöglichkeiten kann man auch die unnötigen Bereiche vom Bildschirm entfernen.

Rechtsklick > Tabelle / Zeile / Spalte ausblenden

Ein klassisches Beispiel ist, wenn ich auf einem zweiten Tabellenblatt die Berechnungen erstelle, die ich aber erst in verdichteter Form wieder ausgeben möchte. So sind die Berechnungen im Detail für die Personen irrelevant – und man kann die komplette Tabelle dank Rechtsklick (auf die Tabelle) > Tabelle ausblenden zum verschwinden bringen. So kann man die Berechnungen für sich ganz einfach gestalten und auch mal einen Zwischenschritt einlegen – ohne dass die Benutzer mit Inhalt erschlagen werden.

Ebenfalls blende ich oft manche Spalten oder Zeilen aus (Rechtsklick auf die Spalte oder Zeile), welche ebenfalls oft Zwischenberechnungen enthalten. Dies eignet sich insbesonderen, wenn man einen Bereich für die Definition der Dropdowns (siehe Lektion 4) benutzen möchte.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass ich in einem Tabellenbereich oder einem zusätzlichen Tabellenblatt manche Optionen definiere, die ich für die Tabelle benötige (z.B. Anzahl Zeilen, Nachkommastellen, Feiertage, usw…). Dies hat den Vorteil, dass ich flexibel bleibe, wenn mir ein bestimmter Wert nicht mehr gefällt – doch oft müssen diese Zahlen nicht von anderen verändert werden können. In diesen Fällen blende ich die Tabellen ebenfalls oft aus. Etwas anders sieht es mit den Benutzer-Optionen aus, diese lege ich oft in einer offenen Tabelle an (z.B. Name, Startdatum, …).

Tipps

• Blende Inhalt, welcher für die Anzeige irrelevant ist, aus
• Arbeite mit flexiblen Feldern in einer ausgeblendeten Tabelle, statt mit hart geschriebenen Formeln.
• Wenn man den Inhalt eines Dropdowns in der selben Spalte in einem ausgeblendeten Bereich hat, so steht je nach Office der Begriff bereits nach dem ersten Buchstabe zur Verfügung (vereinfachte Eingabe).

Aufgabe

• Blende die entsprechenden Tabellen und Spalten in der ToDo Liste aus